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Récemment, Easyjob a été à la rencontre de Thibault Daniel, directeur associé de l’agence Halloween, qui a accepté de nous offrir une vision globale sur le fonctionnement d’une agence d’événementiel. Bonne lecture !

Pouvez-vous nous présenter Halloween, l’agence dans laquelle vous travaillez ?

Halloween Agency est une agence de conseil en communication, indépendante, qui fête cette année ses 27 ans.  Nous sommes une trentaine de personnes, réparties sur nos deux bureaux : Toulouse, le bureau historique, et Paris, le bureau monté il y a une dizaine d’années.

Notre agence a beaucoup évolué depuis ses débuts. Elle ne fait pas que de l’événementiel. Aujourd’hui, elle regroupe des équipes de spécialistes autour de 3 « verticales » toutes aussi importantes les unes que les autres :

  • Événementiel: Événements grands publics, corporate, tournées, pop-up stores, activations de marques en festivals etc…
  • Social media & digital: Pilotage et suivi à l’année des stratégies de communication digitales de nos clients, production de contenus, campagnes d’achat média
  • Booking : Recrutement partout en France d’hôte(sse)s, comédien(ne)s, barmans, musicien(ne)s…

Cette complémentarité « événement » (communication physique) et « social media / contenus » (communication digitale) nous amène à nous positionner comme une agence « phygitale ».

Quel poste occupez-vous actuellement et quelles sont vos principales missions ?

Je suis directeur associé à l’agence. Après 5 années passées au sein du bureau de Paris, j’ai eu le plaisir (et le privilège !) de m’installer à Toulouse depuis début 2020. Mes missions seront essentiellement l’encadrement et l’animation de notre équipe à Toulouse, et le développement de l’agence dans tout le Sud-Ouest, même si je vais garder des responsabilités et un lien avec de nombreux clients à Paris.

Par mes expériences passées, mon rôle est aussi de faire le lien entre les équipes événementielles et digitales de l’agence, dans le cadre d’appels d’offres globaux.

Quelle formation avez-vous suivie ?

J’ai fait l’EPSCI (désormais appelée l’ESSEC BBA), une école de commerce en 4 ans, basée à Cergy Pontoise près de Paris.

Quel a été votre parcours avant votre poste actuel ?

Après des stages en lien direct avec le monde de la musique, d’abord chez un label (Discograph) puis chez Orange, et enfin chez Ricard, mon idée fixe était de travailler dans la musique. Idéalement en label ou dans une grande maison de disque. Mais je suis arrivé au pire moment, le marché s’effondrait, le streaming n’avait pas encore pris le relais. Les embauches étaient gelées, je ne trouvais rien. Et j’ai découvert, une fois diplômé, ce qu’étaient les agences de communication, et les métiers qu’elles proposaient. Ça a donc été un choix par défaut au début. J’ai été embauché chez Ideactif, une agence événementielle parisienne. J’y ai fait 4 ans, d’abord en tant que chef de projet puis en tant que chef de groupe, et j’ai beaucoup appris là-bas. J’ai ensuite eu une proposition dans une belle maison de disque. Mais finalement, j’ai décidé au tout dernier moment, au hasard d’une rencontre, de rester dans le milieu des agences de communication et de rejoindre Halloween Agency. J’y suis depuis 5 ans et demi maintenant.

Quel type d’événement avez-vous l’habitude d’organiser ?

Les événements que nous produisons sont assez variés. Cela peut aller de l’organisation des 150 ans d’une marque comme Jack Daniels, pendant 4 jours en plein cœur de Paris, à la production d’un séminaire de 200 personnes au Portugal pour Nestlé Waters. Nous travaillons aussi beaucoup autour de l’itinérance (tournées de festivals de musique, roadshows, activations de marque sur le lieu de consommation). 

Voici quelques-uns de nos clients : Heineken, Aigle, Rothschild France Distribution, le Stade Toulousain, Nicolas, Durex, Pernod Ricard, Durex, le PSG, Moet Hennessy Diageo…

Pourriez-vous décrire votre journée type ?

La journée type alterne essentiellement entre des rendez-vous avec nos clients, des points d’étape sur la production et le suivi des dossiers en cours, la gestion du planning des équipes pour répartir au mieux les dossiers. Et une veille concurrentielle pour rester informer et nourrir les réflexions créatives que nous avons à l’agence. La réponse aux appels d’offre est également une part importante de mon temps passé.

Comment se compose votre équipe ?

L’agence est composée de 30 personnes, réparties entre les différents services et la partie administrative. Nous accueillons chaque année quelques étudiants, pour des stages de préférence à temps plein, et de 3-4 mois minimum. 

Quelles sont les trois choses principales à prendre en compte pour l’organisation d’un événement ?

Sa clarté : puis-je le présenter de manière claire en quelques mots à quelqu’un qui n’en a jamais entendu parler ?

Son identité : est-ce que je dispose d’un visuel fort pour le présenter ? Est-ce qu’il va « ressortir » au milieu de l’actualité toujours plus chargée ?

Sa communication : Quels relais vais-je mettre en place pour qu’il attire du monde et devienne un succès d’audience ?

Avez-vous déjà fait face à une crise ? Si oui, comment l’avez-vous gérée ?

Oui, c’est arrivé et cela arrivera encore. Il faut tâcher d’identifier ce qui n’a pas fonctionné, de prendre ses responsabilités (et les partager, car il y a rarement qu’une seule personne responsable), trouver une solution alternative qui soit acceptable pour nous et le client, et surtout faire en sorte que cela n’arrive plus. Les cas de crise les plus fréquents adviennent quand la bonne conduite d’un événement dépend de décisions que l’on ne contrôle pas complètement. Exemple : une mairie qui refuse au dernier moment que vous organisiez votre événement sur un espace dépendant de la voie publique.

Comment mesure-t-on le succès d’un événement ?

Le succès d’un événement n’est pas toujours simple à mesurer, il faut donc que l’agence et le client définissent clairement en amont les objectifs et les modalités de l’événement : nombre de personnes présentes, chiffre d’affaires des ventes générées, visibilité pour le client, rayonnement de la marque sur les réseaux sociaux et la presse… Les facteurs sont nombreux et dépendent de la nature de l’événement. A l’heure des réseaux sociaux et du tout digital, de nouveaux outils permettent de mesurer plus précisément les résultats, et de comparer entre eux les évènements : volume de contenus produits par les visiteurs, popularité des hashtags, trafic généré sur un e-shop etc.

Avez-vous un conseil pour les étudiants qui souhaiteraient s’orienter dans le secteur de l’événementiel ?

J’en ai même trois. L’événementiel est un métier de faiseurs. C’est très concret. Et si les études peuvent donner des bases, il me semble indispensable de compléter la théorie par de la pratique. Donc le mieux pour commencer, c’est encore de se lancer. L’expérience peut s’acquérir à travers des stages, du bénévolat, la participation à la vie associative d’une école. Il est rassurant pour une agence de voir sur le CV d’un(e) étudiant(e) qu’il/elle se donne les moyens de faire ses premiers pas dans l’événementiel, avant d’en faire son métier.  Ensuite, après vos premières expériences, vous pourrez en savoir plus sur vous-mêmes, et vous orienter plus précisément : êtes-vous quelqu’un qui ne peut pas tenir derrière un bureau ? Auquel cas il existe de super métiers dans la régie, le son et de la technique en général. Aimez-vous imaginer des concepts, des idées, et jouer plutôt un rôle de superviseur d’un projet ? Le job de chef de projet est fait pour vous. Il existe également une multitude de métiers connexes qui méritent d’être explorés : Directeur Artistique, programmateur, scénographe, business developer, régisseur, barman, comédien…

Ensuite, il faut taper large dans vos candidatures. Visez les agences, mais aussi les lieux, les grosses entreprises de votre région, les mairies. Soyez persévérants (mails, appels téléphoniques, réseaux sociaux). N’hésitez pas non plus à envoyer des candidatures papier : Tous les courriers sont ouverts, c’est loin d’être le cas pour les mails.

Enfin, la curiosité me semble être un élément clé. Sortir, aller au cinéma, lire, s’informer, voyager, tous ces éléments pourront vous permettre d’apporter des idées neuves et de la créativité à l’entreprise qui vous embauchera.